Gestionar clientes y empresas sin duplicar identidades

Holidario utiliza tres identidades diferentes:

• Un usuario inicia sesión y pertenece al equipo.
• Un cliente o persona es una persona física utilizada en reservas, registro de huéspedes o facturación; no obtiene acceso por existir aquí.
• Una empresa es la entidad fiscal, bancaria u operativa que emite o recibe documentos y puede estar vinculada a un equipo, usuario propietario, persona u operaciones.

Crear una identidad no crea las otras. Busca siempre antes de dar de alta otra: un duplicado puede repartir reservas, facturas, certificados o autorizaciones entre registros distintos.

Elegir el registro correcto#

• Usa Cuenta, equipo y permisos para una persona que necesita iniciar sesión.
• Usa Finanzas > Clientes para una persona física que deba figurar como huésped, cliente o titular de una empresa, con o sin usuario relacionado.
• Usa Finanzas > Empresas para la agencia, un propietario, un proveedor, un cliente empresarial o la entidad facturadora de una o varias operaciones.

El administrador de agencia puede crear, leer y actualizar clientes y empresas. El rol Gestor predeterminado puede crear, leer y actualizar clientes, y leer o actualizar empresas existentes, pero no puede crear una empresa. La empresa principal del equipo suele existir ya; búscala y complétala antes de solicitar otra alta.

Crear o corregir un cliente#

Las imágenes de esta sección son de solo lectura: la búsqueda es una reconstrucción limitada de los filtros y columnas actuales con una coincidencia ficticia en memoria; el editor es el formulario real abierto sobre una persona ficticia no guardada. La documentación no consulta la lista en vivo ni envía el formulario.

1. Abre Finanzas > Clientes y busca primero por nombre y ambos apellidos.
2. Abre cualquier coincidencia plausible y confirma su tipo y número de documento antes de decidir que es otra persona.
3. Si existe, corrige ese mismo registro. Si no existe y ves Crear, añade el cliente.
4. Completa nombre, apellidos, género, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, domicilio, país, código postal, ciudad y nacionalidad.
5. Para un documento nacional español, comprueba juntos país de residencia, tipo y número: el formulario los valida conjuntamente.
6. Guarda una sola vez y vuelve a buscar para confirmar el resultado.

La combinación de tipo y número de documento debe ser única. Si Holidario indica que ya existe, no alteres el número para superar el aviso: localiza el registro anterior. Si las dos fichas parecen representar a la misma persona o el aviso aparece sin una coincidencia visible, no crees otra; escala los IDs de los registros, nunca una copia del documento.

En escritorio, los filtros y la tabla se ven juntos. En móvil, los filtros se apilan y la tabla se desplaza horizontalmente; el formulario conserva los mismos campos y validaciones. Los clientes contienen datos personales: limita el acceso y no copies documentos en notas ni canales de soporte.

Crear una empresa y asignar su propietario#

La imagen de esta sección usa el formulario real de empresa en modo de edición, con una empresa, propietarios y operación ficticios no guardados. Es de solo lectura: sus botones no envían datos, no consultan selectores remotos y no demuestra que se haya creado una empresa.

Solo un administrador de agencia con Crear empresa puede darla de alta. Un Gestor puede buscar, leer y corregir una empresa existente, pero debe pedir el alta al administrador. Antes de crear, busca por razón social y NIF/CIF y revisa la empresa principal del equipo.

Al crear, selecciona primero qué representa y después el propietario correspondiente:

• Equipo: entidad propia de la agencia.
• Propietario de inmuebles (usuario): empresa perteneciente a un miembro propietario.
• Persona: empresa de un cliente externo ya registrado.
• Operación de alquiler: entidad facturadora utilizada por una o varias operaciones seleccionadas.

El selector solo debe mostrar miembros, personas y operaciones del equipo activo. Si falta el propietario correcto, créalo o corrígelo primero en su sección; no sustituyas su ID ni elijas otro registro para continuar. Después completa razón social, NIF/CIF, país, dirección, contacto y los impuestos aplicables: IVA, IGIC o IPSI. Confirma el régimen con quien lleve la contabilidad de la entidad.

Para una empresa asociada a operaciones, selecciona todas y solo las que realmente la utilizan. Al editar, retirar una operación rompe su vínculo con esa empresa; confirma antes qué entidad facturadora quedará asignada. En móvil, el formulario muestra los mismos pasos en una columna: termina y revisa Datos de la empresa antes de avanzar a Configuración contable.

Campos con efectos posteriores#

• Tipo y propietario: determinan a quién representa la empresa y qué usuarios heredan acceso operativo; corrígelos antes de emitir documentos.
• IVA, IGIC e IPSI: intervienen en la selección fiscal posterior. No actives regímenes incompatibles ni decidas por ubicación aparente.
• Formato y secuencia de factura: afectan a nuevas facturas; no los cambies durante una serie sin aprobación contable.
• IBAN y BIC: pueden utilizarse en liquidaciones y ficheros bancarios. Contrástalos con una fuente verificada.
• Configuración contable, VeriFACTU y fecha de inicio: condicionan cuándo se generan o procesan documentos fiscales.
• Marcar facturas automáticamente como pagadas: puede cambiar estados tras el plazo configurado.
• Certificado y contraseña: habilitan procesos fiscales sensibles. Súbelos únicamente para una entidad y obligación confirmadas; el aviso de seguridad de la pantalla no sustituye la verificación de custodia, cifrado y acceso de tu organización.
• Dirección: Holidario puede asociar geográficamente la empresa a partir de ella; selecciona el resultado correcto.

Antes de guardar, revisa estos campos con la persona responsable de facturación. Una corrección puede afectar a futuras facturas, liquidaciones, ficheros bancarios o envíos fiscales aunque la ficha parezca solo descriptiva.

Comprobar el resultado#

Una identidad está preparada cuando:

• aparece una sola vez en la búsqueda;
• su tipo y propietario son correctos;
• el NIF/CIF y la dirección coinciden con la fuente oficial;
• las operaciones vinculadas son exactamente las previstas;
• el régimen fiscal, numeración y datos bancarios han sido revisados por la persona responsable;
• las facturas existentes siguen asociadas a la entidad esperada.

Errores, permisos y recuperación#

• No aparece Crear cliente: confirma el plan y los permisos create-person; un administrador o Gestor con el permiso puede hacer el alta.
• No aparece Crear empresa: el Gestor predeterminado no tiene create-company; solicita el alta al administrador de agencia.
• No encuentras al usuario, cliente u operación en el selector: confirma el equipo activo y que el registro correcto ya existe en ese equipo. No introduzcas un ID manualmente.
• Documento duplicado: busca variantes de nombre y no inventes otro identificador.
• Dirección no encontrada: corrige el texto y selecciona una coincidencia válida; no guardes coordenadas aproximadas para salir del paso.
• Validación fiscal o bancaria: conserva los datos verificados, corrige el campo indicado y vuelve a revisar tipo de empresa, país y régimen; no desactives reglas para guardar.
• Certificado rechazado: no pruebes contraseñas repetidamente; confirma archivo, entidad y contraseña con su custodio.
• Empresa vinculada a la operación equivocada: no emitas nuevos documentos; corrige la selección y verifica después la operación y cualquier factura o liquidación afectada.
• Acceso denegado al editar: tener permiso general de lectura no sustituye la autorización sobre ese registro.
• Error después de guardar o datos incoherentes: no repitas el envío. Busca la ficha para saber si se guardó y escala el equipo activo, la pantalla, la hora y los IDs implicados, sin adjuntar documentos, certificados, contraseñas ni datos bancarios completos.

No elimines una persona o empresa para corregir un dato cuando ya tenga reservas, facturas, liquidaciones o certificados relacionados. Edita lo corregible y escala cualquier cambio de identidad legal con los IDs de ambos registros, sin adjuntar documentos ni secretos.