Empieza aquí si diriges o administras una agencia

Esta guía es para la persona que administra la cuenta de una agencia: prepara la cartera, controla la suscripción, incorpora usuarios y decide qué accesos y conexiones se habilitan. No presupone que también atenderás recepción, limpiarás alojamientos o resolverás cada ticket; tu responsabilidad es dejar a cada función un sistema seguro y comprobable.

No intentes configurar toda la cartera en paralelo. Trabaja con un grupo piloto pequeño y repite el proceso cuando sus datos, accesos y canales estén conciliados.

Si vas a incorporar varias propiedades, utiliza como plan de implantación la guía Incorporar una cartera de agencia de 50 a 150 propiedades. Esta página explica tu recorrido como administrador; la guía de cartera define el inventario, las cohortes y los criterios de aceptación que evitan duplicados y cortes inseguros.

Antes de preparar el piloto, abre Decidir qué está listo para lanzar en una agencia. Ese tablero separa lo autónomo, lo acompañado, lo aplazable y lo que todavía no debe prometerse, con una evidencia concreta para cada decisión.

Qué dispositivo utilizar al principio#

Configura cartera, usuarios, permisos, canales, facturación y cumplimiento en un ordenador con pantalla amplia. La documentación es adaptable, pero eso no acredita que cada pantalla administrativa del producto funcione en móvil o tableta. Valida después, con cada rol y dispositivo real, solo las tareas compactas que formarán parte de su rutina. Si falta un control, resumen o confirmación, no completes la acción a ciegas: utiliza el ordenador y registra el flujo que necesita aceptación.

1. Prepara el contexto administrativo#

1. Confirma con Holidario que la cuenta comercial y el plan Agencia están activos.
2. Inicia sesión con tu propia cuenta y completa la orientación de la primera sesión.
3. Verifica el equipo activo antes de abrir configuración, facturación o datos de una propiedad.
4. Revisa plan, límites, renovación e historial de pagos.
5. Comprueba en Configuración la identidad de la empresa, la oficina operativa, los datos fiscales y las preferencias disponibles. Si un dato no puede editarse o no sabes cuál debe usarse, acláralo antes de emitir documentos o configurar integraciones.
6. Configura el idioma operativo y, si trabajas con Canarias o varias zonas, comprueba los flujos horarios antes de prometer horarios al equipo.
7. Define quién aprueba decisiones de cartera, canales, precios, operaciones, finanzas, cumplimiento y acceso de usuarios.

Tu primera lista de incorporación debe indicar, para cada propiedad, su responsable, el sistema que controla actualmente el calendario, las OTAs activas y la fecha de cambio prevista.

2. Consigue el primer resultado útil con una propiedad piloto#

El primer hito es una propiedad piloto completa y una segunda persona trabajando con su propia cuenta.

1. Elige una propiedad representativa, sin una migración especialmente compleja.
2. Recopila sus datos con el formulario de incorporación o reúne la misma información con el propietario por un canal acordado.
3. Crea la primera propiedad manualmente y después crea su operación de alquiler una sola vez. Esta es la vía pública mientras la importación por URL permanece fuera del recorrido autónomo por su revisión de seguridad.
4. No introduzcas una URL de anuncio ni utilices el importador aunque encuentres esa opción. Si Holidario acuerda una importación acompañada, confirma el resultado en lugar de repetir el alta: una importación compatible crea tanto la propiedad como la operación de alquiler.
5. Prepara los datos operativos.
6. Revisa propietario, empresa u oficina asociada, licencia, capacidad, llaves, tarifa de limpieza y cualquier relación económica necesaria.

No continúes con canales o liquidaciones si todavía no puedes explicar quién es dueño de los datos, quién opera el alojamiento y quién autoriza cambios comerciales.

3. Diseña roles y alcance antes de la primera invitación#

Lee primero la diferencia entre pertenencia, rol, puesto y autorización de recursos. Antes de invitar a nadie, crea una ficha de acceso por persona con su función, propiedades necesarias, acciones permitidas, acciones excluidas, módulos que necesita y responsable que aprueba.

Después incorpora cada perfil con su procedimiento específico:

• gerencia o recepción: sigue Incorporar un empleado de principio a fin y entrega el recorrido de gerencia o recepción;
• empleado de limpieza: sigue Incorporar un empleado de principio a fin y entrega el recorrido de equipo de limpieza;
• propietario gestionado: completa la autorización limitada a sus propiedades y entrega el recorrido de propietario gestionado;
• proveedor externo de limpieza: completa el alta de proveedor y tarea de prueba y entrega el recorrido de limpieza externa;
• proveedor externo de mantenimiento: completa el alta de proveedor y ticket de prueba y entrega el recorrido de mantenimiento externo.

Cada incorporación termina solo cuando la persona acepta la invitación con su cuenta, recibe el rol y los recursos previstos, completa una tarea permitida y confirma una acción que debe quedar denegada. Aceptar una invitación no concede por sí solo funciones ni propiedades; un puesto laboral tampoco concede permisos.

4. Define precios y prepara la distribución#

Para la propiedad piloto:

1. Configura la base global de precios.
2. Crea el plan de tarifa y asígnalo a los meses que se van a vender.
3. Revisa precios, estancias mínimas y disponibilidad en fechas representativas.
4. Añade los datos exactos de cada anuncio OTA.
5. Prepara la infraestructura del Channel Manager.
6. Completa la lista previa a la activación, incluida la conciliación de reservas y bloqueos.

Holidario gestiona la capa técnica del Channel Manager. Tu agencia decide el anuncio correcto, los precios y el momento del cambio; no necesita una cuenta propia de Channex.

Cuando la lista esté completa, coordina con Holidario la activación asistida de un único alojamiento piloto. Preparar la infraestructura o crear una conexión no significa que el canal esté activo, y la agencia no debe intentar habilitarlo mediante un procedimiento no publicado. Conserva el sistema anterior sin cambios hasta acordar el corte y evita que dos sistemas escriban el mismo calendario.

Después de que Holidario confirme la activación, compara inmediatamente una fecha ocupada, una bloqueada y una libre, además de una tarifa y estancia mínima representativas. Si falta una reserva o existe cualquier diferencia, detén la ampliación y sigue la recuperación del canal.

5. Ensaya la operación antes de ampliar#

Organiza una sesión corta con cada responsable y usa datos reales controlados:

• gerencia abre la Agenda Diaria PMS, identifica las excepciones y abre el registro original; la agenda es un resumen y no asigna responsables por sí sola;
• recepción localiza y verifica una reserva, revisa la llegada y sabe escalar una diferencia;
• un administrador o gerente prepara la disponibilidad y distribución de limpieza, mientras el empleado sigue su recorrido de limpieza interna o el proveedor el de limpieza externa para abrir, ejecutar y evidenciar solo su tarea;
• mantenimiento sigue el recorrido de proveedor externo, abre solo los tickets asignados y conoce su vía de escalado;
• el propietario accede únicamente a sus inmuebles y a los documentos que la agencia haya decidido compartir.

La prueba no es válida desde tu cuenta administradora: tú verás más menús y recursos que la persona incorporada.

6. Decide qué módulos salen en vivo y cómo se sale#

No confundas que un módulo aparezca en el menú con que la agencia esté preparada para depender de él. Para Channel Manager, operaciones de huéspedes, limpieza, mantenimiento, mensajería, finanzas y facturación, cumplimiento y RR. HH., registra antes de ampliar:

• si entra en la primera cohorte o se aplaza;
• quién es responsable y quién lo sustituye;
• qué datos, permisos e integración necesita;
• qué tarea real demuestra que funciona;
• qué vía utilizará la agencia si el módulo o una integración no están disponibles;
• qué datos deben conservarse fuera de una pantalla operativa por obligación legal o contractual.

Si decides habilitar el chat opcional para el equipo, sigue Configurar y usar el agente de soporte interno. Antes del piloto, aprueba su perfil BYOK dedicado —proveedor, modelo, región, coste y clave—, las FAQ y páginas disponibles, los límites, las acciones permitidas y qué usuarios conservan cada permiso de negocio; activar el agente nunca amplía esos permisos ni cambia el proveedor de las demás funciones de IA.

Aclara también con Holidario, antes de contratar o cortar el sistema anterior, quién puede pedir un cambio o cancelación del plan, cuándo surte efecto, qué facturas quedan pendientes, qué exportaciones y plazos de conservación están disponibles, cómo se desconectarán los canales y cómo se retirará el acceso del equipo. No presupongas una cancelación, exportación, eliminación o desconexión autoservicio que no figure en la interfaz y documentación públicas; solicita y conserva la respuesta comercial aplicable a tu cuenta.

7. Criterios para ampliar la cartera#

Añade el siguiente grupo solo cuando la propiedad piloto cumple todo esto:

• datos de propiedad y operación revisados por una persona responsable;
• reservas futuras, bloqueos, precios y estancia mínima conciliados;
• canal estable y sin dos sistemas escribiendo disponibilidad;
• usuarios trabajando con cuentas propias y el mínimo acceso necesario;
• llegadas, salidas, limpieza, incidencias y mensajes con responsables claros;
• propietario y agencia de acuerdo sobre documentos, finanzas y contactos;
• cada error pendiente tiene dueño, evidencia y siguiente revisión.

No confundas “la importación terminó”, “la invitación fue aceptada” o “la conexión se creó” con la finalización de esas etapas.

8. Rutina administrativa#

Cada semana#

• revisa tareas pendientes y alertas de conexión;
• comprueba altas recientes, roles y propiedades autorizadas;
• revisa incidencias repetidas y trabajo sin responsable;
• confirma que las preferencias de notificación siguen siendo útiles;
• compara algunas fechas futuras de cada grupo activado.

Antes de un cambio sensible#

• confirma equipo, propiedad y alcance;
• identifica quién lo aprobó y qué resultado esperas;
• registra el estado anterior cuando afecte a canales, precios, permisos o dinero;
• cambia un grupo controlado y verifica antes de continuar.

Periódicamente#

• revisa el plan frente al tamaño de la cartera;
• comprueba licencias, certificados y estado NRA cuando corresponda;
• revisa que los documentos compartidos con propietarios sigan siendo los adecuados;
• valida que las personas activas aún necesitan su acceso.

9. Denegaciones, errores y recuperación#

• Un usuario aceptó pero no ve su trabajo: confirma equipo, rol, autorización de propiedad y módulo; vuelve a probar con su cuenta.
• Aparece una acción que no debería tener: detén la prueba, evita consultar datos y restringe el acceso antes de continuar.
• Falta una opción o aparece acceso denegado: usa la guía de acceso y plan; no concedas administración completa por comodidad.
• Se alcanza un límite: revisa la suscripción y el inventario; no borres datos operativos para esquivarlo.
• Una reserva OTA falta o no coincide: no la recrees manualmente; sigue la conciliación de sincronización.
• Una preparación de canal falla: corrige el primer requisito señalado y sigue la recuperación del canal; no dupliques propiedad, anuncio ni conexión.
• Aparecen datos de otro equipo o propietario: deja de consultarlos, bloquea el uso del acceso afectado y escala inmediatamente.

10. Escala con un propietario claro#

La agencia debe saber quién recibe cada tipo de problema: acceso y cartera, operación del día, canales, finanzas, cumplimiento y soporte de Holidario. Para una incidencia de producto, sigue la plantilla de soporte e incluye identificadores, hora, pantalla, resultado esperado y error exacto, sin credenciales ni datos personales innecesarios.

La incorporación está lista para repetirse cuando cada responsable completa su primera tarea sin usar tu cuenta, no ve información ajena y sabe qué hacer cuando el camino normal se detiene.