Gestionar conversaciones de reservas

Chat de Reservas reúne conversaciones OTA, WhatsApp y SMS alrededor de la estancia. Antes de responder, verifica que el grupo seleccionado corresponde al huésped, propiedad y fechas correctos.

Priorizar la bandeja#

1. Abre PMS > Chat de Reservas.
2. Empieza por Mensajes no leídos.
3. Usa Actualmente alojados, Entrada hoy o Entrada esta semana para preparar la operación.
4. Usa Mensajes directos para conversaciones WhatsApp o SMS sin reserva asociada.
5. Busca por huésped o propiedad. Si no aparece en la lista cargada, pulsa Buscar en todas las conversaciones.

La búsqueda profunda también utiliza contexto de reserva y referencia externa. Aun así, abre Detalles antes de responder.

Elegir el canal correcto#

• OTA: responde en el hilo de la plataforma. El hilo puede no existir hasta que la plataforma o el huésped lo inicie.
• WhatsApp: requiere que la integración esté configurada y que el canal permita el mensaje. La interfaz avisa cuando el contacto no ha dado el consentimiento esperado.
• SMS: requiere la integración de mensajería y un teléfono válido.

Si WhatsApp o SMS no existe para una reserva y la integración está disponible, puedes iniciar el canal desde el grupo. No abras varios hilos para el mismo motivo.

Responder#

1. Selecciona el canal dentro del grupo correcto.
2. Confirma nombre, propiedad, entrada, salida y código de reserva en Detalles.
3. Si todavía no participas en la conversación, pulsa Unirse.
4. Escribe un mensaje claro y evita incluir documentos o datos personales innecesarios.
5. Adjunta archivos solo cuando el canal los admita.
6. Envía una vez y observa el indicador de estado. En OTA, deja que Holidario gestione un fallo temporal o una comprobación pendiente; no crees otra copia mientras siga en curso.

Interpretar el estado#

• un indicador de carga significa que el mensaje está en cola o procesándose;
• doble marca con texto de aceptación indica evidencia de que el canal externo lo aceptó;
• signo de interrogación exige leer su ayuda: puede indicar aceptación no confirmada, reintento OTA programado, comprobación previa al reintento o rechazo permanente;
• símbolo de prohibición indica que se omitió o caducó y ya no seguirá reintentándose.

Una burbuja visible no garantiza por sí sola que el huésped la haya recibido o leído. Las marcas de lectura de participantes internos tampoco equivalen a lectura por el huésped.

En OTA, un error temporal mantiene el mensaje pendiente y permite que Holidario lo reintente automáticamente dentro de una ventana limitada. Si el resultado de la llamada es ambiguo, Holidario comprueba primero el hilo externo para no duplicar el mensaje. Solo muestra aceptación cuando el canal externo la confirma; un rechazo permanente, el fin de los intentos o el vencimiento detienen la recuperación automática. Este comportamiento no cambia la recuperación de WhatsApp o SMS.

Antes de usar el chat en una pantalla pequeña#

La disposición y el envío no tienen todavía una aceptación general para teléfono o tableta. Antes de depender de esa combinación, prueba con una conversación controlada la lista, apertura, Detalles, regreso a la bandeja, compositor, adjuntos, estado pendiente y recuperación de un fallo.

Si falta contexto, un control no es accesible o el envío queda ambiguo, no escribas ni repitas el mensaje. Continúa en una combinación que la agencia ya haya comprobado o entrega la conversación al responsable. Mantén una sola conversación activa antes de escribir.

Escalar#

Si un mensaje urgente queda sin confirmar, en reintento, rechazado permanentemente o caducado, no lo envíes repetidamente. Sigue Resolver problemas de entrega de mensajes y usa el canal alternativo aprobado por tu agencia si la situación lo requiere.

Resultado esperado#

Cada respuesta queda en el hilo, canal y reserva correctos, con un estado de entrega comprendido por el operador.