Incorporar una cartera de agencia de 50 a 150 propiedades

Una cartera de 50 a 150 propiedades no se incorpora repitiendo altas a máxima velocidad. Se incorpora manteniendo una fuente de verdad por dato, demostrando una propiedad piloto y ampliando solo cuando cada cohorte supera los mismos controles.

El objetivo es llegar a una cartera en la que cada inmueble, operación, propietario, anuncio, reserva futura, precio y responsable pueda rastrearse sin depender de la memoria de una persona ni de herramientas internas de Holidario.

Antes de tocar la cartera#

Designa responsables distintos para:

• decisión de cartera y duplicados;
• propietarios y datos fiscales;
• calendarios, reservas y canales;
• precios y estancia mínima;
• operación diaria y huéspedes;
• accesos del equipo;
• finanzas y cumplimiento cuando se activen esos módulos;
• aceptación final de cada cohorte.

Confirma el plan Agencia, el equipo activo y las cuentas personales de quienes harán la implantación. No compartáis una cuenta administradora.

1. Crear el inventario maestro#

Antes de crear propiedades, prepara un registro controlado con una fila por inmueble real. No debe contener contraseñas, tokens, documentos de huéspedes ni claves de pago.

Incluye como mínimo:

Resuelve direcciones duplicadas, anuncios repetidos y propietarios ambiguos antes de importar. Dos nombres distintos no demuestran que existan dos inmuebles; una propiedad con dos anuncios tampoco debe convertirse en dos propiedades por defecto.

2. Declarar una fuente de verdad por dominio#

Durante la transición, escribe qué sistema manda en cada dominio y desde qué momento:

No permitas que dos sistemas escriban simultáneamente el mismo calendario o precio durante una activación. Mantener el sistema anterior disponible para consulta no significa autorizarle a seguir publicando cambios.

3. Dividir la cartera en cohortes#

Usa una secuencia que limite el alcance de cualquier error:

1. Piloto: una propiedad representativa, pero sin el caso más complejo.
2. Confirmación: entre 4 y 9 propiedades parecidas al piloto.
3. Expansión: cohortes de 10 a 25, agrupadas por oficina, propietario, ubicación, plataforma o forma de operar.
4. Excepciones: propiedades con varias unidades, cambio de propietario, reservas conflictivas, canal incierto o cumplimiento especial se trabajan aparte.

El tamaño no es una meta. Reduce la siguiente cohorte si la anterior dejó diferencias sin responsable, tareas manuales no documentadas o demasiados casos distintos.

4. Completar el piloto con acciones visibles#

Para la primera propiedad:

1. Si necesitas recopilar datos, crea y revisa un formulario de incorporación.
2. Busca primero en Propiedades para descartar un duplicado.
3. Importa una URL pública de Booking.com o Airbnb o crea la propiedad manualmente.
4. Verifica la relación entre propiedad, operación y propietario.
5. Completa la operación, su oficina, capacidad, camas, limpieza, llaves, licencia e identificadores aplicables.
6. Añade cada anuncio OTA con plataforma, nombre, ID y URL exactos.
7. Configura y revisa precios, estancia mínima y disponibilidad.
8. Prepara el Channel Manager, pero no actives el anuncio hasta terminar la conciliación.
9. Invita a un usuario real, asigna el mínimo acceso y prueba una acción permitida y otra denegada.
10. Ensaya una llegada, una salida y una incidencia con responsables concretos.

La importación visible procesa un anuncio por vez. No ofrece una carga masiva de propiedades, reservas históricas o configuración desde cualquier PMS. Si la fuente no puede representarse con estas acciones, acuerda una migración asistida con alcance, formato, validación y responsable antes de cargar datos; no intentes reparar la base de datos ni ejecutar importaciones internas.

5. Conciliar cada propiedad antes de activar canales#

La persona que concilia no debe limitarse a quien hizo el alta. Para cada alojamiento:

Identidad#

• propiedad, dirección y oficina correctas;
• una única operación turística activa;
• propietario y empresa correctos;
• capacidad, camas, baños y tarifa de limpieza coherentes;
• licencia e identificadores revisados cuando proceda.

Reservas y disponibilidad#

• todas las reservas futuras del sistema anterior localizadas en Holidario;
• fechas de entrada y salida, estado, canal y referencia coincidentes;
• bloqueos y estancias de propietario presentes;
• ninguna fecha ocupada aparece vendible;
• una fecha libre, una ocupada y una bloqueada comprobadas.

No crees manualmente una copia de una reserva OTA ausente. Sigue la recuperación de sincronización y deja la propiedad fuera del corte hasta conocer el origen.

Precios y canales#

• plan de tarifa asignado a todos los meses que se venderán;
• precio y estancia mínima comprobados en temporada normal, alta y límites de temporada;
• plataforma, ID y URL del anuncio correctos;
• propiedad, habitación y tarifa del Channel Manager preparadas;
• lista previa a activación completada;
• un solo sistema autorizado para escribir tras el corte.

Personas y operación#

• administradores y operadores usan cuentas propias;
• propietarios ven únicamente sus inmuebles;
• recepción puede localizar una reserva sin editar configuración sensible;
• cada llegada, salida, limpieza e incidencia tiene responsable y escalado;
• la agencia sabe qué hacer si el canal queda pendiente o falla.

6. Registrar la aceptación de la cohorte#

Una cohorte se acepta solo cuando cada fila tiene:

• identificadores de propiedad y operación en Holidario;
• persona que introdujo los datos y persona que los revisó;
• fecha y hora de la conciliación de reservas;
• recuento por canal y diferencias igual a cero o excepción aprobada;
• muestras de precio, estancia mínima y disponibilidad;
• estado de conexión y responsable del corte;
• usuarios y pruebas de acceso realizadas;
• incidencias abiertas, responsable y próxima revisión;
• decisión explícita Aceptar, Aceptar con excepción o No aceptar.

Aceptar con excepción exige que el riesgo esté contenido y que la excepción no pueda causar sobreventa, acceso indebido, cobro erróneo o incumplimiento. Un mensaje de importación correcta o una conexión creada no sustituye esta aceptación.

7. Activar y observar antes de ampliar#

Activa primero el piloto y después una parte pequeña de la cohorte. Inmediatamente:

1. compara una fecha libre, ocupada y bloqueada;
2. comprueba un precio y estancia mínima futuros;
3. verifica el anuncio y alojamiento mapeados;
4. observa la primera reserva nueva o modificación recibida;
5. confirma que el equipo sabe reconocer una discrepancia;
6. registra la hora de la última comprobación.

Amplía solo cuando el comportamiento sea estable y las excepciones tengan dueño. Si aparece una diferencia nueva, detén las siguientes activaciones, conserva el sistema de referencia y usa la guía de preparación del canal.

Estados, denegación y recuperación#

• Inventariada: existe en el registro maestro, no necesariamente en Holidario.
• Creada: propiedad y operación existen, pero no están conciliadas.
• Conciliada: datos, reservas, bloqueos y precios coinciden con las fuentes aprobadas.
• Activada: al menos un canal ha pasado el corte controlado.
• Aceptada: supera los criterios de cohorte y puede entrar en operación normal.
• Bloqueada: hay una diferencia con riesgo, una fuente desconocida o una dependencia asistida.

Si se alcanza un límite, falta un permiso o un módulo no aparece, no borres datos ni concedas administración a todos. Confirma plan, rol y recurso. Si ves datos de otro equipo o propietario, deja de consultarlos y escala inmediatamente.

Para una importación fallida, conserva la URL pública y el error; para una diferencia de calendario, conserva plataforma, referencia, fechas y hora; para un problema de acceso, conserva usuario, rol, propiedad esperada y acción denegada. Sigue Pedir ayuda con la información necesaria sin compartir credenciales, documentos de huéspedes ni enlaces privados.

Cuándo la cartera está de 0 a operativa#

La incorporación termina cuando:

• las 50–150 filas del inventario tienen un resultado explícito;
• ninguna propiedad activa carece de fuente de verdad o responsable;
• reservas, bloqueos y precios futuros están conciliados;
• todos los canales activos han pasado una comprobación posterior al corte;
• cada persona completa su primera tarea con su propia cuenta y alcance mínimo;
• los casos no soportados están fuera de operación o tienen un procedimiento asistido aprobado;
• la agencia puede repetir la siguiente alta sin depender de quien implantó la primera.

Conserva el inventario y los criterios como registro vivo. Las nuevas propiedades deben entrar por el mismo piloto abreviado, conciliación y aceptación, no por un camino informal.