Sobrescribir la entrega de llaves de una reserva

Usa un override cuando una reserva concreta recogerá o devolverá las llaves de forma distinta al método normal de la operación. La recogida y la devolución se guardan por separado.

Requisitos y comprobaciones#

• La reserva debe pertenecer al equipo activo, estar autorizada y seguir existiendo.
• Debe estar vinculada a una operación de alquiler vacacional.
• El plan Agencia debe tener Puntos de acceso de llaves.
• Necesitas leer la reserva y actualizar puntos de acceso autorizados por defecto.
• Debe existir al menos un punto de acceso activo.

Antes de cambiar nada, compara huésped, propiedad, fechas y dirección. Un código equivocado puede impedir la entrada o exponer otra caja de llaves.

Guardar una excepción#

1. Abre la reserva desde Calendario o desde el icono de llave de la Agenda Diaria PMS.
2. En Entrega de llaves actual, elige Recogida o Devolución.
3. Comprueba si figura Por defecto o Personalizado y lee el resumen efectivo.
4. Selecciona un punto de acceso activo.
5. Revisa la Vista previa del mensaje para el huésped.
6. Para una caja de llaves, elige Usar código del punto de acceso (el código general) o Usar código de la reserva. Si eliges uno propio, el código no puede quedar vacío.
7. Si el punto lo permite, activa Sobreescribir instrucciones para esta reserva y completa los idiomas necesarios. Ningún idioma puede superar 256 caracteres.
8. Pulsa Guardar personalización y espera el aviso de guardado.
9. Vuelve a abrir ambas pestañas y confirma resumen, ubicación, instrucciones y código.

Cambiar de Recogida a Devolución con cambios pendientes muestra una confirmación. Elige Seguir editando si aún no has verificado la vista previa.

Entender el envío automático#

La vista previa muestra el contenido resuelto, pero no confirma un envío. Si aparece Mensaje de sistema desactivado, abre su configuración y pide a un administrador que active un canal disponible.

Para este mensaje automático se aplica la misma regla que a los códigos (ver abajo): al menos un viajero registrado, la fianza pagada si se exige, o una entrega manual. El número indicado al reservar es solo una referencia y no determina por sí mismo si faltan acompañantes. La recogida entra en su ventana alrededor del día de llegada y la devolución alrededor del día de salida; la conversación y el canal también deben estar disponibles.

No prometas al huésped que recibió las instrucciones solo porque el override está guardado. Verifica la entrega en la conversación correspondiente y utiliza Gestionar conversaciones de reservas para recuperar un fallo.

Códigos de acceso antes del check-in#

El huésped ve los códigos de acceso (en el área del huésped y en el mensaje automático) cuando al menos un viajero ha hecho el check-in y, si la estancia exige fianza, cuando está pagada. Hasta entonces el área del huésped devuelve a la página de la reserva, que explica qué falta; el QR de la hoja de información lleva al mismo sitio.

Para entregarlos antes, abre la reserva y, en Preparación > Códigos de acceso, pulsa Entregar ya y confirma. Holidario registra quién y cuándo. Retirar deshace la entrega mientras el huésped no haya hecho el check-in y descarta los mensajes de llaves que aún no han salido; lo ya enviado no se puede recuperar. Una estancia cancelada, marcada como no presentada o eliminada nunca recibe los códigos.

Escribe los códigos en el campo de código de acceso, nunca en las instrucciones: solo ese campo se oculta hasta el check-in.

Volver al valor normal#

1. Abre la dirección correcta: Recogida o Devolución.
2. Pulsa Usar valor por defecto.
3. Confirma que la insignia cambia a Por defecto y revisa el resumen.

Al guardar otro override o eliminarlo, Holidario descarta entregas pendientes vinculadas a la versión anterior. No elimina un mensaje que ya haya salido; si el huésped recibió datos obsoletos, envía una corrección explícita.

Errores, denegaciones y recuperación#

• No hay puntos de acceso: crea y activa uno; no escribas una ubicación improvisada en un chat sin actualizar el registro operativo.
• Falta la operación: corrige la relación de la reserva antes de continuar.
• Código obligatorio: introduce el código específico o vuelve al código general existente.
• No aparece el bloque o el icono: revisa función y permisos; recepción y managers no obtienen acceso a reservas fuera de su alcance.
• Error al guardar: conserva el texto fuera del formulario, recarga, vuelve a verificar la reserva y reintenta una vez.
• Reserva cancelada, no-show o bloqueo: no confíes en un envío automático; estas estancias no deben recibir instrucciones normales.

La aceptación por dispositivo del modal de excepción de reserva aún no está verificada. Utiliza una pantalla amplia para confirmar la cabecera de la reserva, dirección, punto de acceso, vista previa y código. Si algún campo o confirmación queda oculto en una pantalla pequeña, no guardes; repite la revisión en una pantalla amplia. Para escalar, facilita ID de reserva, dirección afectada, punto de acceso y estado del mensaje; oculta siempre el código y los datos personales.