Compartir documentos con un propietario autorizado

Esta es la guía para la agencia. Si una agencia gestiona tu propiedad y ha compartido un documento contigo, sigue Abrir, responder y descargar un documento compartido.

Documentos Compartidos crea un espacio privado con descripción, participantes, conversación y archivos. Un propietario gestionado solo puede abrir un documento cuando ha sido añadido expresamente como participante y conserva los permisos de lectura correspondientes.

Relacionar una propiedad sirve para organizar el documento. No concede acceso por sí solo.

Antes de compartir desde la agencia#

1. Invita y activa al propietario en el equipo.
2. Autorízalo únicamente sobre sus recursos siguiendo Autorizar el acceso de un propietario.
3. Confirma su nombre y correo en el equipo activo.
4. Define finalidad, archivos necesarios, plazo y política de conservación.
5. Evita mezclar propietarios, propiedades o reservas distintas en el mismo espacio.

El módulo pertenece al sistema financiero del plan Agencia. Los administradores de agencia y los Responsables pueden completar todo el recorrido siguiente con sus permisos predeterminados.

Recorrido de Recepción y limitación actual del selector#

El rol Recepción predeterminado puede crear, leer, actualizar y eliminar Documentos Compartidos, está autorizado por defecto sobre los documentos del equipo y puede trabajar en sus conversaciones y archivos.

Un paso todavía no es autoservicio para ese rol: Añadir participante reutiliza un selector de miembros de Empresa que exige también update-company, mientras que Recepción dispone intencionadamente solo de read-company. Hasta que Holidario tenga un selector de miembros elegibles específico para Documentos Compartidos, pide a un administrador de agencia o Responsable que añada al propietario. No concedas actualización de Empresa solo para sortear esta limitación. Después, Recepción puede verificar o retirar un participante existente, añadir el contexto relacionado, enviar mensajes y trabajar con archivos.

También existe un límite actual de visibilidad en modo lectura: cualquier lector autorizado puede ver los nombres de participantes y objetos relacionados. Mientras esa decisión de privacidad no cambie en el producto, limita cada espacio a un propietario y a un contexto coherente de propiedad o reserva. Un propietario de solo lectura que vea un nombre desconocido debe dejar de consultar y avisar a la agencia.

Crear el espacio y conceder acceso#

1. Abre Documentos Compartidos y pulsa Crear.
2. Introduce un título específico y una descripción sin datos sensibles innecesarios.
3. Guarda y abre el documento.
4. En Objetos relacionados, añade la propiedad, operación o reserva correcta para aportar contexto.
5. Si eres administrador de agencia o Responsable, pulsa Añadir participante en Participantes. Si trabajas en Recepción, pide a uno de esos roles que complete los pasos 5–7.
6. Busca al propietario por nombre o correo y comprueba que pertenece al equipo actual y está activo.
7. Selecciona exactamente a esa persona y confirma; no sustituyas este paso delegado por un permiso más amplio de Empresa.
8. Vuelve a Participantes y verifica que aparece como usuario, no solo la entrada general Equipo.

Al añadirlo, Holidario le concede acceso al documento y a su conversación y genera una notificación por los canales que tenga habilitados. No confíes solo en el correo: confirma que el usuario figura en la lista y pídele que abra el documento desde su sesión.

Añadir mensajes y archivos#

1. Abre la pestaña Chat.
2. Escribe contexto suficiente para identificar el documento y la acción esperada.
3. Adjunta hasta 10 archivos por mensaje. Se admiten imágenes, PDF, documentos de Word, hojas de cálculo, texto, CSV y ZIP; el límite configurado es 50 MB por archivo.
4. Espera a que termine la carga antes de enviar.
5. Revisa Archivos y abre una muestra con el enlace Descargar.

No uses un ZIP para ocultar contenido que el propietario no debería ver. Revisa nombres, metadatos y páginas de cada archivo antes de compartir. Las credenciales, documentos de identidad y datos bancarios requieren especial cuidado.

Entrega al propietario las instrucciones específicas#

Después de verificar el acceso con la propia sesión del propietario, envíale Abrir, responder y descargar un documento compartido. Esa página cubre únicamente las acciones de lectura, respuesta, adjuntos y descarga disponibles para un propietario gestionado autorizado; no expone el procedimiento de configuración de la agencia.

Descargar todos los archivos#

En el listado puedes seleccionar documentos visibles y elegir Descargar todos los archivos. Holidario crea un lote y, cuando termina, ofrece un ZIP en los archivos del lote. Solo incluye adjuntos que sigues autorizado a descargar.

Si ningún documento contiene archivos autorizados, el lote puede finalizar sin un ZIP descargable. La acción no exporta la descripción, participantes ni mensajes como PDF.

Retirar o corregir acceso#

Un administrador de agencia, Responsable o usuario de Recepción puede retirar a un participante existente que no sea el creador. La confirmación revoca su acceso al documento, conversación y mensajes relacionados, pero no recupera copias que ya haya descargado. La limitación de Recepción afecta al selector de Empresa de Añadir participante, no a esta retirada.

Antes de retirar, confirma identidad, motivo y obligaciones de conservación. Si se añadió a la persona equivocada, retírala cuanto antes, registra el incidente conforme a tu procedimiento y revisa qué archivos pudo abrir.

Problemas y escalación#

• El propietario no aparece en el selector: verifica invitación, equipo activo, estado habilitado y correo. Para Recepción, un 403 al abrir el selector es el límite conocido del permiso de Empresa; escala el paso de participante en vez de solicitar un acceso más amplio.
• El propietario recibe 403 o no ve el documento: comprueba que fue añadido como participante individual y que tiene read-shared-document.
• La propiedad relacionada no aparece: confirma autorización sobre esa propiedad; relacionarla no corrige permisos.
• No se puede enviar: el usuario debe ser participante, la conversación debe seguir disponible y el mensaje no puede superar 1000 caracteres.
• Archivo rechazado: revisa tipo, tamaño y máximo de 10 adjuntos; no cambies una extensión para forzarlo.
• ZIP sin archivos: abre la pestaña Archivos y confirma que existen adjuntos autorizados antes de reintentar.

Para soporte, facilita ID del documento, usuario afectado, pestaña y hora; no adjuntes el archivo confidencial si basta con nombre, tipo y tamaño.