Responder a una persona que pide sus datos

Cuando un huésped, un propietario o un proveedor te pide los datos que tu agencia guarda de él, la pestaña Solicitudes RGPD los encuentra en todo Holidario y prepara un archivo ZIP para que se los envíes. Si te pide que los borres, la misma pestaña te enseña qué se borraría y qué obliga la ley a guardar, y lo borra. Tu agencia es la responsable de esos datos y tiene un mes para responder.

Buscar, exportar y revisar un borrado no cambian nada.

Antes de empezar#

• Necesitas el rol Administrador del equipo. Las demás personas del equipo no ven esta pestaña.
• Holidario te pedirá confirmar que eres tú antes de buscar, de preparar la exportación, de cada descarga, de revisar o hacer un borrado y de restringir o levantar una restricción, salvo que lo hayas hecho en los últimos 15 minutos.
• Comprueba antes que quien te lo pide es esa persona: por ejemplo, respóndele al email o al teléfono que ya tienes de ella, sin pedirle documentos nuevos.

Buscar a la persona#

1. Abre Configuración y elige la pestaña Solicitudes RGPD.
2. Escribe en Email, teléfono o documento el dato que la persona usa con tu agencia, y pulsa Buscar.
3. Si aparece Confirma que eres tú, introduce tu código de verificación o tu contraseña. Volverás a la pestaña; busca otra vez.

Da igual cómo esté escrito el dato: mayúsculas, espacios, puntos o guiones en el documento, y el teléfono con +34, 0034 o sin prefijo.

Verás Encontrado con y el dato oculto, por ejemplo a•••@ejemplo.com, el nombre de las personas encontradas (cada nombre abre su ficha) y cuánto hay de cada cosa: reservas o estancias, mensajes, facturas, archivos y otros registros. Si sale No hay nada con…, prueba con otro dato que la persona use contigo.

Preparar y descargar la exportación#

1. Pulsa Preparar la exportación.
2. Verás «Estamos preparando la exportación» y una fila Preparando en Últimas exportaciones de personas, con el dato oculto. Suele tardar menos de un minuto.
3. Cuando la fila pase a Lista, pulsa Descargar.

La exportación se borra sola 7 días después de prepararla. Revisa el contenido antes de enviárselo a la persona, y envíaselo por un medio seguro.

Qué incluye#

• Sus datos como viajero o contacto, sus estancias y las reservas que hizo.
• Los mensajes de las reservas que hizo y los que te escribió por SMS o WhatsApp.
• Sus facturas, solicitudes de factura, reservas directas y pagos, sin datos de tarjeta.
• Sus documentos e imágenes, como la foto del documento de identidad.
• Si es propietario o proveedor: su formulario de alta, sus empresas y las facturas con ellas.
• Su suscripción al boletín y lo que se le envió.

El ZIP tiene la misma forma que la exportación de los datos de la agencia: una hoja CSV y un JSON por tipo de dato, una carpeta de archivos y un índice manifest.json.

Qué se deja fuera#

• Los datos de otras personas. De una estancia que reservó otra persona solo van los datos de la estancia, sin el nombre ni el teléfono de quien reservó ni sus mensajes. De los demás viajeros solo se dice cuántos hay.
• Las notas internas del equipo sobre las estancias y los envíos a la policía, que contienen a todos los viajeros de una reserva. Si la persona los pide, revísalos tú.
• Las cuentas de acceso a Holidario de tu equipo: si un empleado pide sus datos de acceso, escríbenos.
• Contraseñas, claves y tokens.

Corregir sus datos#

Si la persona pide que corrijas un dato, pulsa su nombre en el resultado: se abre su ficha de cliente para que la corrijas y la guardes. Si tu plan no incluye Clientes, el nombre no es un enlace: corrige sus datos desde el check-in de su estancia. Los datos de una reserva se corrigen desde la reserva. Una factura emitida no se cambia: si un dato suyo es incorrecto, emite una factura rectificativa.

Borrar sus datos#

Si la persona pide que borres sus datos, revisa primero qué se borraría:

1. Busca a la persona y pulsa Revisar el borrado.
2. Verás Se borra ahora, con cuánto se borra de cada cosa, y Se guarda, con lo que la ley obliga a guardar y hasta qué fecha.
3. Escribe BORRAR en el campo y pulsa Borrar sus datos.

Verás «Borrado. Lo que guarda la ley se mantiene hasta su fecha.» y una fila en Últimos borrados, con el dato oculto y la fecha hasta la que se guarda lo que queda. Un borrado no se puede deshacer.

Cada búsqueda encuentra lo que lleva ese dato. Repite el borrado con su teléfono y su documento para llegar a todo, por ejemplo a una reserva que hizo por teléfono o a una conversación de WhatsApp.

Qué se borra y qué se guarda#

• Se borra: sus conversaciones y mensajes con sus archivos, su suscripción al boletín (también en el servicio que envía los boletines), los mensajes programados de sus reservas, las reservas directas que no llegó a hacer, las solicitudes de factura sin factura, sus empresas que no aparecen en ninguna factura y los check-ins de estancias que terminaron hace más de 3 años.
• Se vacía: el nombre y el teléfono de las reservas que hizo, y el resumen de IA de sus conversaciones. La estancia sigue en el calendario y en las cuentas del propietario.
• Se guarda, porque lo pide la ley:
  • el registro de viajeros (sus datos de identidad, su firma y sus check-ins), hasta 3 años después de la estancia (RD 933/2021). Sigue visible en los check-ins de esa estancia, por si lo pide la policía;
  • las facturas, los pagos, las reservas directas que acabaron en estancia, las empresas que aparecen en una factura y los documentos de la reserva, hasta el final del sexto año (Código de Comercio, art. 30).
• Lo revisas tú: los registros de propietario o proveedor, las empresas de tu agencia que la nombran (por ejemplo como representante legal) y lo que otro registro de la agencia aún usa, como una conversación unida a una incidencia. De una empresa de tu agencia no se incluyen las facturas que emite.

Lo que se guarda ya no aparece en la lista de clientes ni se ofrece en el próximo check-in, y pierde su consentimiento de marketing. Holidario no borra nada por su cuenta: cuando pase la fecha de lo que se guardó, busca a la persona de nuevo y repite el borrado.

Cuándo no se puede borrar#

• Si tiene una estancia en curso o próxima, borra sus datos cuando haya terminado.
• Si tiene una reserva directa pendiente de pago, espera a que se pague o caduque.

Restringir sus datos#

Si la persona pide que no uses sus datos mientras se resuelve algo, por ejemplo mientras compruebas si un dato es correcto, restríngelos:

1. Busca a la persona y pulsa Restringir sus datos.
2. Verás «Restringido» y una fila en Restricciones, con el dato oculto y la fecha.

Sus datos se guardan, pero dejan de usarse: no aparece en la lista de clientes ni se ofrece en el próximo check-in, su suscripción al boletín queda en pausa y su consentimiento de marketing se desactiva. No se puede restringir mientras tenga una estancia en curso o próxima.

Para levantar la restricción, pulsa Levantar en su fila. Todo vuelve a como estaba, salvo lo que haya cambiado entretanto: si se dio de baja del boletín por su cuenta, sigue de baja. Avisa a la persona antes de levantarla.

Si algo no sale como esperabas#

• No ves la pestaña. Tu rol no es Administrador. Pide a un administrador de la agencia que la use.
• Dice que escribas un email, un teléfono o un número de documento. No se busca por nombre: así no aparecen otras personas que se llamen igual.
• Aparece un aviso de demasiadas solicitudes. Se admiten 30 búsquedas, 10 exportaciones, 30 revisiones, 10 borrados y 10 restricciones por hora y persona. Espera y vuelve a intentarlo.
• Dice que borrar a una persona aún no está activado. Holidario todavía no lo ha activado; la revisión te muestra lo que haría. Si necesitas borrar ya, escríbenos.
• Dice que no se pudo quitar a la persona del proveedor del boletín. El servicio que envía los boletines no respondió, así que no se ha borrado nada. Inténtalo de nuevo; si vuelve a pasar, escríbenos.
• Dice que ya está restringida o que no hay nada que restringir. Ya la restringiste con ese dato, o ese dato no lleva nada que se pueda pausar.
• Dice que no hay nada que borrar ahora. Todo lo encontrado lo guarda la ley hasta su fecha, o es de tu agencia y lo revisas tú. Vuelve a revisarlo cuando pase la fecha.
• Dice que sus datos han cambiado desde tu revisión. Algo cambió entre la revisión y el borrado, por ejemplo una reserva nueva. Revisa el borrado de nuevo.
• No se borró una reserva o una conversación. Seguramente lleva otro dato de la persona: búscala con su teléfono o su documento y repite el borrado.
• La fila dice No se pudo preparar. Pulsa Preparar la exportación de nuevo. Si vuelve a fallar, escríbenos.