Crear y verificar la factura del huésped desde una reserva

Crear factura Huésped es un flujo financiero especial dentro de una reserva ya vinculada a una liquidación PMS. Genera la factura del propietario o empresa del alojamiento al huésped. No es el formulario general de facturación y no concede permiso para crear, editar, cancelar, rectificar, emitir o enviar otras facturas.

Úsalo solo cuando el responsable de facturación de la agencia te haya delegado esta acción para una reserva concreta. Si no puedes comprobar emisor, cliente o importes, detente y escala antes de confirmar.

Requisitos exactos#

La sección solo aparece cuando el equipo dispone de Liquidaciones PMS y tu rol tiene el permiso especial. El botón se habilita únicamente si se cumplen a la vez estas condiciones:

1. la reserva está vinculada a una liquidación PMS;
2. existe al menos un check-in de una persona adulta, con fecha de nacimiento que confirme 18 años o más;
3. no existe ya una factura completa de huésped tipo F1 o F3 para esa reserva.

Para que la confirmación termine correctamente también debes proporcionar nombre o razón social, NIF/CIF/NIE y dirección completa del cliente, y la operación de alquiler debe tener una empresa emisora efectiva configurada. Estos requisitos se validan al enviar el formulario y no forman parte de los tres motivos que habilitan el botón.

Que el check-in aparezca como completo no basta: Holidario lo considera completo desde la primera persona registrada, que podría no ser adulta. Revisa los viajeros registrados y no inventes una fecha de nacimiento para habilitar la factura.

Si no existe factura simplificada F2, el flujo crea una F1. Si ya existe una F2, crea una F3 que la sustituye. Si ya existe una F1 o una F3, bloquea una segunda factura completa.

Verificar antes de crear#

1. Busca y verifica la reserva: equipo, propiedad, origen, referencia, fechas, estado y huésped.
2. Comprueba que la liquidación corresponde realmente a esa estancia; no vincules ni simules una liquidación para habilitar el botón.
3. Abre los check-ins y confirma al menos una persona adulta registrada con datos reales.
4. Revisa Documentos para descartar una F1 o F3 ya creada.
5. Confirma la empresa emisora con el responsable de la operación.
6. Obtén del huésped por el canal aprobado el nombre o razón social, identificador fiscal y dirección que deben figurar en la factura.

Holidario reutiliza dentro del equipo un cliente que tenga el mismo identificador fiscal y actualiza su nombre y dirección con los datos enviados. No uses textos provisionales: verifica los tres campos antes de confirmar.

Crear una sola vez#

1. En Calendario, abre la reserva y despliega Acciones.
2. En Información de Pago, localiza Crear Factura Huésped.
3. Si está desactivado, lee el motivo y corrige solo la fuente que sea de tu responsabilidad; no intentes sortear el bloqueo.
4. Pulsa el botón y completa Nombre / Razón Social, CIF / NIF / NIE y Dirección Completa.
5. Contrasta los datos con la solicitud del huésped y confirma una sola vez.
6. Espera el resultado. No vuelvas a pulsar ni recargues para repetir mientras la primera solicitud pueda estar procesándose.

La factura se crea automáticamente con estado Pagada. Ese estado es el registrado en Holidario; no constituye una prueba bancaria independiente. La fecha de operación procede de la entrada, la fecha de emisión de la salida y el vencimiento se fija siete días después.

Verificar el documento creado#

Después del aviso:

1. vuelve a abrir la reserva y revisa Documentos;
2. abre la factura nueva y confirma que es F1 o F3 según el caso;
3. comprueba emisor, cliente, identificador fiscal, dirección, fechas, conceptos, impuestos, total y estado;
4. consulta o descarga la factura para revisar también el PDF antes de entregarlo;
5. registra en la reserva o ticket quién verificó el documento y qué se comunicó al huésped.

La creación no termina al ver un aviso verde: termina cuando el documento existe una sola vez y sus datos coinciden con la reserva y la solicitud confirmada.

Bloqueos, errores y recuperación segura#

• Falta la liquidación: espera a que el responsable complete y compruebe la liquidación. No fabriques una asociación ni uses otra estancia.
• Falta un adulto registrado: corrige el check-in real si entra dentro de tu función o pide al responsable que lo haga. No copies un viajero ni alteres su edad.
• Ya existe F1 o F3: abre y verifica la factura existente. No intentes crear un duplicado.
• Faltan datos del cliente: solicita los tres campos por el canal aprobado; no uses guiones, datos de la agencia ni una dirección incompleta como sustituto.
• La validación rechaza el formulario: conserva los datos, corrige el campo indicado y vuelve a confirmar una sola vez.
• Hay un error, timeout o resultado incierto: busca primero en Documentos de esa reserva y, si hace falta, en Finanzas > Facturas por cliente, fecha o número de factura. Si existe, no repitas; si no puedes determinarlo, escala con la hora y el texto exacto del error.
• Emisor, cliente, tipo, total o estado son incorrectos: no edites, canceles, rectifiques, marques ni envíes la factura desde otra pantalla. Aísla el documento y escálalo al responsable de facturación.
• No aparece la acción: puede faltar el módulo, el permiso especial, la liquidación, el adulto registrado o el estado válido de facturación. Informa de qué requisito has verificado; no pidas acceso financiero general.

Recepción dispone de este flujo especial y de lectura de facturas, pero no de la gestión financiera general ni de liquidaciones. Una acción de dinero dudosa siempre se verifica antes de repetirse y se entrega al responsable contable cuando requiere corrección.

Resultado esperado#

Existe una única F1 o F3 vinculada a la reserva, con emisor, cliente y datos fiscales verificados, estado registrado comprendido y PDF revisado. Cualquier discrepancia queda sin manipular y escalada al responsable de facturación.