Consultar y descargar una factura

Usa esta guía para localizar una factura a la que ya tienes acceso, comprobar sus datos visibles y obtener su PDF. Es un flujo de solo lectura: marcar, editar, cancelar, rectificar o enviar una factura a VeriFACTU son tareas distintas y no se cubren aquí.

Necesitas el permiso consultar factura y estar en el equipo correcto. El alcance depende de tu perfil:

• una persona administradora de agencia consulta las facturas del equipo actual mediante su rol de administración;
• Responsable y Recepción tienen autorización predeterminada sobre las facturas del equipo actual;
• un propietario gestionado solo consulta facturas autorizadas expresamente para su usuario, normalmente a partir de la empresa emisora o del recurso de origen relacionado con la factura.

Tener el permiso no elimina la autorización por recurso ni permite consultar otros equipos. Esta guía no muestra controles de edición, cambio de estado, cancelación o envío fiscal a ningún perfil.

Antes de empezar#

Prepara el número de factura y una fuente aprobada con la que contrastar, como la liquidación, reserva o comunicación que originó la consulta. Si también conoces emisor, cliente, fecha e importe esperado, úsalos para evitar abrir un resultado parecido.

Localizar la factura#

La imagen de esta sección combina un filtro acotado de documentación con la tabla actual y un único resultado ficticio en memoria. Es de solo lectura: no consulta facturas reales, no abre el registro ni modifica selecciones.

1. Comprueba el equipo activo y abre Finanzas > Facturas.
2. Abre Filtros y escribe el número en Buscar por Número de Factura. Introduce el número completo aunque la búsqueda también admita coincidencias parciales.
3. Si había un filtro de periodo activo, límpialo cuando la factura no pertenezca a ese intervalo.
4. Compara número, fecha de emisión, empresa emisora, cliente y estado en la misma fila.
5. Abre el menú de tres puntos de esa fila y selecciona Ver solo cuando todos los datos disponibles coincidan.

Los filtros Emitidas en el Mes Actual, Mes Anterior, Año Actual y Año Anterior también limitan el resultado a estados VeriFACTU aceptados o aceptados con errores. Una factura borrador, no enviada o rechazada puede quedar fuera aunque su fecha coincida; limpia el filtro de periodo y busca de nuevo por número.

En escritorio, filtros y columnas caben con más contexto. En móvil, los filtros se abren en su diálogo y la tabla se desplaza horizontalmente; desliza dentro de ella antes de concluir que falta una columna. Si necesitas comparar varias columnas a la vez, continúa en una pantalla más ancha.

Comprobar el contenido#

La imagen compone fragmentos actuales de cabecera, información y resumen alrededor de una factura ficticia no guardada. No consulta la base de datos y omite controles de edición y fiscales; no demuestra que esa factura exista ni que se haya pagado.

En Detalles, verifica:

• número, fecha de emisión, vencimiento y tipo en la cabecera;
• estado visible: Borrador, Emitida, Pagada, Vencida, Cancelada o Reembolsada;
• nombre, NIF/CIF y dirección de la empresa emisora y del cliente, cuando esté disponible;
• tipo, fecha de la operación, moneda, indicador de macrofactura y descripción, cuando corresponda;
• base imponible, impuestos e Importe Total en Resumen de Factura.

En Líneas de Factura e Impuestos, comprueba conceptos, cantidades, bases y tipos aplicados cuando esas pestañas estén disponibles para el tipo de factura.

La pantalla actual no muestra Categoría ni en el listado ni en el detalle, aunque la factura tenga una categoría guardada. No la deduzcas del tipo, la descripción o el recurso relacionado. Si la categoría es necesaria para decidir un tratamiento contable, pide que la confirme la persona responsable de facturación antes de continuar.

No interpretes Pagada como prueba bancaria independiente: es el estado registrado en Holidario. Contrasta el movimiento en la fuente bancaria autorizada cuando la tarea lo requiera.

En pantallas muy anchas, el resumen puede aparecer en una columna lateral. En móvil y en anchuras menores, la cabecera se compacta y los bloques se apilan; desplázate hasta Resumen de Factura y Acciones antes de dar la revisión por terminada.

Descargar el PDF#

La imagen reproduce la acción actual Descargar PDF, pero su destino está desactivado dentro de la documentación. Abrir esta imagen no genera un PDF, no inicia un ZIP o CSV y no envía información fiscal.

1. Termina las comprobaciones del detalle y localiza Acciones.
2. Pulsa Descargar PDF una sola vez.
3. Cuando el navegador entregue el archivo, ábrelo y vuelve a comprobar número, emisor, cliente, fechas e importe total.
4. Conserva o comparte el PDF solo dentro del procedimiento documental y de protección de datos de tu agencia.

Generar ZIP y Exportar CSV son acciones de lote separadas que aparecen tras seleccionar facturas autorizadas en el listado; no forman parte de la imagen ni del flujo de descarga individual. Si las utilizas, limita la selección a los documentos que necesitas y revisa el resultado en Trabajos en Lote. No uses una acción de lote para intentar ampliar tu alcance.

Validación, recuperación y escalado#

• No aparece: confirma equipo y número, limpia todos los filtros y repite la búsqueda. Si sigue ausente, pide a la agencia que compruebe que existe y que tu usuario está autorizado; no solicites acceso para toda la agencia.
• Acceso denegado al abrir o descargar: una persona administradora debe revisar consultar factura, el equipo activo y la autorización de esa factura. Para un propietario, debe concederse solo el recurso necesario.
• Los datos no coinciden: no descargues ni uses el documento. Conserva el número esperado y comunica el campo discrepante a facturación.
• Necesitas la categoría: no la infieras. Solicita su confirmación a facturación porque la interfaz actual no la presenta.
• El PDF no llega o no se abre: revisa las descargas bloqueadas y la pestaña del navegador, espera a que termine la primera solicitud y reintenta una sola vez. Si vuelve a fallar, registra número, hora, dispositivo y texto de error.
• El ZIP o CSV sigue en proceso: revisa Trabajos en Lote y no lances un duplicado mientras el primero siga activo.
• Aparece una factura de otro equipo, empresa o cartera: deja de consultarla, no la descargues ni copies sus datos y avisa de inmediato a la agencia y a soporte con el equipo, ID, pantalla y hora, sin incluir datos fiscales o personales innecesarios.

Al escalar, utiliza la plantilla de ayuda e incluye solo los datos necesarios para reproducir el problema.

Resultado esperado#

Has abierto una factura dentro de tu alcance, contrastado número, empresas, fechas, estado e importe, y descargado el PDF correcto sin cambiar el registro. Si forma parte de una liquidación de propietario, vuelve a la liquidación y comprueba que concepto e importe coinciden con su resumen.