Abrir, responder y descargar un documento compartido

Usa esta página cuando una agencia gestione tu propiedad y te haya invitado a un documento compartido concreto. Cubre tu recorrido de lectura, respuesta, adjuntos y descarga; no incluye crear documentos, elegir participantes ni cambiar objetos relacionados.

Entiende qué te concede acceso#

En el recorrido estándar de propietario gestionado, tu cuenta necesita el rol Propietario, el permiso de lectura necesario y autorización expresa sobre ese documento. Normalmente, la agencia concede la autorización añadiendo tu usuario como participante individual.

Una propiedad o reserva mostrada en Objetos relacionados aporta contexto, pero no concede acceso por sí sola. Del mismo modo, estar autorizado sobre una propiedad no hace visible automáticamente cada documento compartido relacionado con ella.

La vista de detalle puede mostrar los nombres de participantes y objetos relacionados aunque tu rol sea de solo lectura. Utilízalos únicamente para confirmar el contexto. Si aparece una persona, propiedad o reserva que no reconoces, deja de consultar el documento y avisa a la agencia.

Abre el documento correcto#

1. Entra con tu propia cuenta y confirma que el equipo activo es la agencia que te invitó.
2. Abre Documentos compartidos o sigue la notificación recibida de esa agencia.
3. Abre el documento y comprueba título, creador, descripción y propiedad o reserva relacionada antes de consultar archivos.
4. Si el contexto no coincide con una de tus propiedades, detente. No abras adjuntos; comunica a la agencia el ID del documento e indica que parece ajeno.

Ver el equipo pero no el documento suele significar que la invitación ya terminó, pero la agencia no te añadió como participante o tu autorización sobre el documento dejó de estar activa. Pide acceso a ese documento concreto, no un rol más amplio.

Lee y responde dentro del mismo contexto#

1. Abre Mensajes y lee la petición más reciente y el contexto anterior.
2. Escribe una respuesta concisa que identifique la decisión, duda o dato pendiente.
3. Envía la respuesta una sola vez y espera a que aparezca en la conversación.
4. Si la agencia solicita una evidencia, adjunta únicamente el archivo imprescindible. Cada mensaje admite hasta 10 adjuntos; en documentos compartidos se aceptan imágenes habituales, PDF, Word, hojas de cálculo, texto, CSV y ZIP, con un límite configurado de 50 MB por archivo.

No incluyas contraseñas, códigos de verificación, documentos de identidad completos ni datos bancarios íntegros. No uses un ZIP para incorporar material que la agencia no haya solicitado.

Descarga un archivo#

1. Abre Archivos.
2. Comprueba nombre, tipo, fecha y contexto de la conversación.
3. Pulsa Descargar únicamente en el archivo que necesitas.
4. Revisa de nuevo el archivo descargado antes de guardarlo y consérvalo en un dispositivo privado conforme a la política documental de la agencia.

La descarga vuelve a comprobar el equipo activo, el permiso para leer la conversación y la autorización sobre el recurso. Por eso, un enlace que funcionaba puede dejar de hacerlo después de retirar el acceso.

Descarga varios archivos autorizados#

Desde el listado de Documentos compartidos, selecciona solo los documentos visibles que necesites y elige Descargar todos los archivos. Holidario prepara un lote en segundo plano y, cuando termina, ofrece un ZIP en los archivos del lote.

El ZIP contiene únicamente adjuntos de mensajes autorizados. No exporta la descripción del documento, la lista de participantes ni el historial de mensajes. Si los documentos seleccionados no contienen adjuntos autorizados, el lote puede terminar sin generar un ZIP.

Distingue lo que no puedes cambiar#

El rol de propietario gestionado permite leer un documento autorizado y responder en su conversación. No incluye permisos para crear o editar el documento, añadir o retirar participantes ni añadir o retirar objetos relacionados. Si uno de esos controles no aparece, pide a la agencia que realice el cambio; no solicites acceso de administrador.

Resuelve estados habituales sin ampliar el riesgo#

• El documento no aparece: confirma el equipo activo y limpia los filtros; después pide a la agencia que compruebe tu participación individual en ese documento.
• Acceso denegado o archivo con error 403: facilita a la agencia el ID del documento o nombre del archivo y pídele revisar rol, equipo y autorización actual del recurso.
• Ves mensajes, pero no puedes responder: confirma que eres participante individual de la conversación; no abras otra conversación para eludir el control ausente.
• Adjunto rechazado: revisa el tipo, límite de 50 MB por archivo y máximo de 10 archivos; nunca cambies una extensión para forzar la carga.
• El lote sigue en cola: espera a que termine en lugar de iniciar descargas duplicadas.
• Aparece otra propiedad o persona: deja de consultar, no descargues ni captures el contenido y avisa inmediatamente a la agencia.

Resultado esperado#

Puedes identificar por qué se compartió el documento, responder a la agencia dentro de la misma conversación autorizada y descargar solo los adjuntos necesarios sin obtener acceso administrativo a la agencia.