Incorporar un empleado de principio a fin

Un empleado necesita tres elementos distintos: una cuenta personal, pertenencia al equipo con un rol y una ficha de empleado. El rol concede acceso; el puesto de la ficha organiza RR. HH. y trabajo operativo. Crear solo uno de ellos no completa la incorporación.

Requisitos#

• Plan Agencia con RR. HH. activo.
• Permiso para gestionar e invitar al equipo, asignar roles y crear empleados.
• Una oficina de la agencia creada, porque la ficha exige Oficina.
• Correo personal exacto de quien utilizará la cuenta.
• Decisión previa sobre rol, puestos, fecha de alta, vacaciones y coste mensual de empresa.

No compartas una cuenta entre empleados ni introduzcas información salarial en una ficha que puedan consultar personas no autorizadas.

1. Registrar la cuenta#

Pide al empleado que se registre y verifique su correo antes de iniciar el objetivo. El alta guiada no crea la cuenta por él.

1. Abre Dashboard > Tareas Pendientes.
2. Selecciona Incorporar empleado.
3. Introduce el correo exacto registrado.
4. Si Holidario indica que no está registrado, copia el enlace de registro y espera a que la persona termine ese paso.

No sustituyas el correo por otra cuenta con nombre parecido. El objetivo queda vinculado al correo y usuario identificados.

2. Invitar y esperar la aceptación#

1. En el objetivo, utiliza la acción de Invitación enviada al empleado.
2. Pide a la persona que siga Registrarse y aceptar una invitación de agencia.
3. Espera a que el paso Esperar a que acepte la invitación aparezca completado.

Una invitación pendiente se puede volver a enviar después del tiempo de espera indicado. No crees invitaciones repetidas durante esa espera. El límite de miembros del plan y una pertenencia ya activa impiden el envío.

3. Asignar el rol#

Abre el paso Asignar roles y elige el acceso mínimo que permita el trabajo real: por ejemplo, recepción, limpieza o gestión. Consulta roles, puestos y acceso antes de combinar roles.

El paso se completa cuando el miembro tiene al menos un rol, pero la comprobación real es iniciar sesión con su cuenta y confirmar una acción permitida y otra denegada.

4. Crear la ficha de empleado#

Desde Crear ficha de empleado:

1. confirma el Usuario preseleccionado;
2. introduce Apodo y selecciona Oficina;
3. define Fecha de contratación;
4. elige uno o más Puestos;
5. introduce un Color (Hex) de seis caracteres sin #;
6. deja Estado en Activo si ya puede trabajar;
7. revisa Días de vacaciones pagadas;
8. introduce Coste mensual de empresa; añade notas solo si corresponde;
9. guarda y abre la ficha resultante.

Un usuario solo puede tener una ficha de empleado en el equipo. Si no aparece en Usuario, todavía no es miembro activo, está deshabilitado o ya tiene ficha.

5. Terminar la incorporación#

El objetivo llega a 5/5 y se oculta al detectar cuenta registrada, invitación, pertenencia, rol y ficha. Después:

1. configura su horario y ausencias si la agencia los gestiona en Holidario;
2. concede autorizaciones concretas cuando el rol no sea de acceso general;
3. pide al empleado que cierre sesión y vuelva a entrar;
4. realiza una primera tarea con su propia cuenta;
5. documenta responsable de acceso y fecha de revisión.

Errores y recuperación#

• Correo no registrado: la persona debe completar registro y verificación antes de continuar.
• Ya pertenece al equipo: no inicies otro objetivo; revisa rol, estado y ficha existente.
• Invitación limitada: espera los minutos indicados antes de reenviar.
• Usuario no disponible en la ficha: confirma aceptación, equipo activo y ausencia de otra ficha.
• No hay oficina: crea primero la oficina de la agencia.
• Puestos rechazados: selecciona al menos uno de la lista; no escribas un puesto libre.
• Color rechazado: usa exactamente seis caracteres hexadecimales.
• Ve menús incorrectos: corrige el rol; cambiar el puesto no modifica permisos.

Para suspender, terminar o retirar acceso después, aplica el procedimiento de baja de tu equipo; cambiar el estado de la ficha no sustituye la desactivación de la cuenta del equipo.