Dar acceso a un proveedor externo de mantenimiento

Cada proveedor externo necesita una cuenta personal, pertenencia al equipo, una empresa y una ficha de proveedor vinculada. La ficha concede acceso al área del proveedor; los tickets concretos determinan qué trabajo puede ver.

Requisitos#

• Plan Agencia con RR. HH. y Tickets disponibles.
• Permiso para invitar miembros, crear empresas y proveedores y crear tickets de prueba.
• Correo exacto de la persona que utilizará Holidario.
• Datos reales de la empresa que presta el servicio.
• Responsable interno que aprobará asignaciones y cierre de trabajos.

No compartas una cuenta entre varios técnicos. Si necesitan responsabilidad o acceso distintos, utiliza cuentas identificables.

1. Incorporar la cuenta#

1. Pide a la persona que registre y verifique su cuenta.
2. Abre Configuración > Equipo y envía una invitación al correo exacto.
3. Espera a que siga Registrarse y aceptar una invitación de agencia.
4. Confirma que aparece como miembro activo.

No crees la ficha antes de la aceptación: el selector Usuario solo ofrece miembros activos del equipo.

2. Preparar la empresa#

Busca la empresa en Empresas. Si no existe, créala y verifica nombre fiscal, NIF/CIF y datos de contacto antes de utilizarla también para facturas o gastos.

Una empresa solo puede estar vinculada a una ficha de proveedor externo de mantenimiento. Si ya está utilizada, abre la ficha existente y comprueba quién tiene la cuenta vinculada.

3. Crear la ficha vinculada#

1. Abre Proveedores de mantenimiento externos y selecciona Crear.
2. En Usuario, elige a la persona que aceptó la invitación.
3. Selecciona su Empresa.
4. Introduce un Apodo reconocible.
5. Añade un Color (Hex) de seis caracteres, sin #.
6. Mantén Activo habilitado y guarda.

Después de guardar, confirma en Configuración > Equipo que la persona tiene el rol Proveedor externo de mantenimiento y abre la ficha para verificar el usuario, la empresa y el estado. La ficha debe autorizar al usuario vinculado y preparar una conversación compartida con la agencia. Si falta el rol o cualquier relación, no entregues trabajo real: corrige el alta y repite la comprobación. La cuenta seleccionada debe ser un miembro activo del equipo. Para la empresa, utiliza solo un resultado visible del equipo actual y comprueba la ficha guardada; el selector por sí solo no demuestra el aislamiento entre equipos.

4. Probar con un ticket seguro#

1. Crea un ticket de categoría Mantenimiento con información de prueba no sensible.
2. Vincula una reserva u operación adecuada y asigna el ticket al usuario del proveedor.
3. Pide al proveedor que cierre sesión y vuelva a entrar.
4. Comprueba con su cuenta que ve el ticket en Tickets o desde su ficha de proveedor.
5. Verifica que puede abrir el chat, adjuntar la evidencia permitida y cambiar el estado.
6. Intenta abrir un ticket no asignado: debe estar ausente o denegado.
7. Retira o cierra el ticket de prueba según el procedimiento de la agencia.

La incorporación termina cuando la prueba positiva y la negativa funcionan. Que el nombre aparezca en un selector no demuestra aislamiento correcto.

Funcionamiento normal#

La agencia crea y asigna el ticket con prioridad, fecha y contexto. El proveedor lo mueve de Abierto a En Progreso, documenta la actuación y marca Resuelto. La agencia verifica el resultado y lo deja Cerrado cuando no queda trabajo.

Consulta Crear y coordinar tickets para la agencia y la ruta específica para tickets asignados de mantenimiento que utilizará el proveedor.

Errores y recuperación#

• El usuario no aparece: la invitación no está aceptada, está deshabilitado o estás en otro equipo.
• La empresa no aparece: comprueba el equipo o crea el registro correcto.
• La empresa ya está utilizada: revisa la ficha existente; no dupliques la misma empresa.
• El proveedor entra sin su área: confirma el rol Proveedor externo de mantenimiento, la ficha y el usuario vinculados.
• No ve el ticket: comprueba asignación al usuario exacto y autorización de la ficha.
• Ve más tickets de los esperados: suspende la entrega de información y revisa roles y autorizaciones antes de continuar.
• Cambias el usuario vinculado: repite toda la prueba. La autorización de la ficha cambia, pero el rol y los tickets existentes deben revisarse por separado.

Desactivación y salida#

El interruptor Activo describe el estado de la ficha, pero no debe utilizarse como única garantía de retirada de acceso. Para una baja, deja de asignar trabajo, deshabilita o retira al miembro según el procedimiento de tu equipo, revisa tickets y conversaciones abiertos y prueba que la cuenta ya no accede.