Integraciones
Configurar Document Intelligence para facturas
Conecta el servicio OCR de la agencia, procesa facturas recibidas y revisa cada dato antes de utilizarlo.
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Document Intelligence extrae campos de facturas recibidas para reducir la introducción manual. Actualmente utiliza un recurso de Azure AI Document Intelligence contratado y controlado por tu agencia.
El OCR propone datos; no valida la realidad fiscal, el proveedor, los impuestos ni el importe. Una persona debe comparar siempre el resultado con el documento original.
Separar configuración y revisión#
- Para configurar el proveedor se necesitan permisos de lectura o actualización de Document Intelligence y autorización sobre ese recurso.
- Para solicitar OCR durante la subida se necesita permiso de creación de facturas. Para volver a procesar una factura existente se necesitan permisos de lectura y actualización, además de autorización sobre esa factura. Ninguna vía exige permisos CRUD de Document Intelligence.
- El personal que revisa facturas no necesita ver la clave del proveedor.
El plan Propietario no incluye esta integración. En Agencia, la visibilidad sigue dependiendo de permisos y autorizaciones, no solo del plan.
Antes de empezar#
Necesitas:
- un recurso activo de Azure AI Document Intelligence;
- su dirección de servicio y una clave válida;
- facturación y cuota suficientes en Azure;
- un recurso contratado y controlado por el equipo;
- una región de Azure situada en la UE y una política de tratamiento aprobada por tu organización si vas a activar el OCR automático tras la subida;
- una factura de prueba sin datos sensibles innecesarios.
No utilices la dirección del portal de Azure ni la de otro servicio. Debes copiar la dirección propia del recurso de Document Intelligence.
Conectar el servicio#
- Cambia al equipo correcto.
- Abre Integraciones > Document Intelligence.
- Entra en Editar.
- Introduce la dirección completa del recurso y la clave.
- Selecciona la Región del recurso Azure. Debe coincidir con la región real mostrada en Azure.
- Activa Este recurso Azure pertenece a este equipo solo después de comprobar que el equipo controla la suscripción, el recurso y su región de procesamiento.
- Guarda y vuelve a la integración.
- Comprueba el Estado de conexión.
- Carga Modelos disponibles y confirma que el servicio responde.
La clave se guarda cifrada. Registrar región y propiedad no cambia la configuración del recurso en Azure: documenta la configuración verificada y permite el OCR automático tras la subida. La pantalla de uso confirma que el servicio está activo, pero el consumo y la facturación detallados deben consultarse en Azure.
Primera factura controlada#
- Abre Facturas recibidas.
- Sube un archivo legible, completo y en la orientación correcta.
- Abre la factura creada.
- Usa Procesar con OCR.
- Espera a que finalice el procesamiento.
- Compara uno a uno proveedor, NIF, número, fechas, moneda, base, impuestos y total.
- Corrige cualquier campo antes de continuar con contabilidad, reparto o pago.
El archivo original sigue siendo la evidencia. Un nivel de confianza alto o un mensaje de éxito no convierte el resultado en un dato verificado.
En las facturas recibidas, el NIF/CIF de proveedor extraído también se utiliza para una búsqueda exacta y limitada al equipo en facturas activas anteriores. Si existe esa identidad normalizada exacta, el nombre, la dirección y la grafía del NIF/CIF guardados tienen prioridad sobre los datos de proveedor deducidos por OCR; si no existe, se utilizan los valores de OCR. La búsqueda nunca cruza equipos ni convierte los datos guardados en información verificada, por lo que debes contrastarlos con la factura original.
Procesamiento en lote#
La lista permite seleccionar varias facturas y usar Procesar OCR en lote. La acción pone documentos en cola y puede terminar más tarde.
En la zona de subida, Procesar los documentos subidos con OCR permite crear las facturas y poner en cola únicamente los documentos que se hayan subido correctamente. Aparece marcado por defecto cuando hay conexión válida, región UE admitida, confirmación de propiedad del recurso y permiso para crear facturas; el usuario puede desmarcarlo antes de subir un lote concreto. La configuración del equipo se resuelve solo en el servidor y su clave no se expone al operador de facturas. Si la subida termina pero falla la puesta en cola, conserva las facturas creadas y ejecuta OCR más tarde; no vuelvas a subir los mismos documentos.
Antes de iniciarla:
- confirma que cada selección pertenece al equipo y debe procesarse;
- excluye registros sin archivo;
- evita volver a seleccionar un lote que sigue en curso;
- planifica una revisión humana de todas las facturas terminadas.
Una factura sin archivo se omite o produce un aviso. Un fallo parcial no significa que todo el lote haya fallado ni que todo lo demás sea correcto.
Cuándo está listo#
La integración está preparada cuando:
- el estado muestra conexión correcta;
- la región real del recurso Azure coincide con la registrada y pertenece a la UE;
- la propiedad del recurso por el equipo se ha comprobado y confirmado;
- el servicio devuelve modelos disponibles;
- una factura controlada se procesa;
- el equipo puede corregir campos extraídos;
- existe una revisión humana antes de exportar, contabilizar o pagar;
- alguien controla cuota, costes y alertas en Azure.
Errores y recuperación#
- Faltan credenciales: completa dirección y clave.
- Conexión rechazada: verifica que ambos datos pertenecen al mismo recurso y que la clave no fue rotada.
- OCR automático deshabilitado: registra la región UE real, confirma la propiedad del recurso y comprueba que la persona tiene permiso de creación para subir o permisos de lectura y actualización para una factura existente.
- Factura subida pero lote no encolado: conserva la factura creada y procesa OCR después desde la lista; no subas el archivo de nuevo.
- Límite o cuota: el trabajo de la factura afectada respeta el intervalo indicado por Azure y reintenta automáticamente con pausas crecientes y distribuidas, sin entrar en la lista de trabajos fallidos. No lo vuelvas a iniciar manualmente. Si la limitación persiste, revisa el nivel y la cuota de Azure y el caudal de los workers de cola de Holidario, o amplía la capacidad aprobada.
- No hay archivo: adjunta el documento correcto antes de procesar.
- Documento ilegible: vuelve a escanear con mejor resolución, sin recortes ni sombras.
- Procesamiento en cola: espera y revisa el estado antes de volver a lanzarlo.
- Campos incorrectos: corrígelos manualmente y conserva el original.
Si un lote contiene éxitos y errores, revisa cada registro por separado y reintenta solo los que no se procesaron.
Privacidad y seguridad#
- La factura se transmite al recurso de Azure configurado para el equipo.
- Tu agencia debe comprobar y mantener región, conservación, registros, acceso y acuerdo de tratamiento del proveedor. La confirmación en Holidario no sustituye esa comprobación en Azure.
- No subas documentos ajenos al proceso contable ni páginas adicionales innecesarias.
- Limita la configuración de credenciales a administradores designados.
- Rota la clave si puede haber quedado expuesta y actualízala en Holidario.
- Evita compartir facturas reales con soporte; utiliza una copia anonimizada cuando sea posible.
Qué enviar a soporte#
Incluye equipo, factura, tipo y tamaño aproximado de archivo, hora y zona horaria, si fue individual o en lote, estado visible y error exacto. No incluyas la clave ni datos fiscales o bancarios que no sean necesarios para diagnosticar.