Preparar el equipo y la disponibilidad de limpieza

Prepara la capacidad del equipo antes de crear tareas. En Holidario, un empleado de limpieza y un proveedor externo no siguen las mismas reglas de disponibilidad.

Requisitos#

• El plan de la agencia debe incluir los módulos de limpieza y personal.
• Solo una persona con permisos de gestión de empleados, horarios y ausencias puede realizar estos cambios.
• Cada empleado que vaya a recibir limpiezas debe estar Activo y tener el cargo Limpieza.
• Un proveedor externo necesita su propia ficha. Si además utilizará Holidario, completa Dar acceso a un proveedor externo de limpieza.

La persona de recepción puede consultar la planificación que tenga autorizada, pero no debe modificar la plantilla, los turnos ni las ausencias.

1. Comprobar la plantilla de limpieza#

1. Abre RR. HH. > Empleados.
2. Activa el filtro de empleados activos y, si lo necesitas, el de limpiadores.
3. Confirma para cada persona el nombre, el estado Activo, el cargo Limpieza y un apodo reconocible.
4. Corrige duplicados o fichas inactivas antes de planificar.

Si la lista está vacía, crea primero los empleados. Un usuario de la agencia no se convierte en limpiador únicamente por tener acceso al equipo: también necesita una ficha de empleado y el cargo correspondiente.

2. Definir los turnos de la semana#

En la lista de empleados, despliega el Planificador de turnos:

1. Selecciona el nombre de un empleado cuando necesites abrir su ficha; el enlace conserva el acceso habitual a su perfil.
2. Selecciona la semana correcta; el periodo va de lunes a domingo.
3. Elige un tipo de turno o Libre.
4. Aplica el turno a las celdas de cada empleado y día.
5. Para un turno partido, completa el segundo inicio y el segundo fin.
6. Identifica las celdas de vacaciones, baja u otra ausencia aprobada y las celdas con el nombre de un festivo. Estas celdas no admiten turnos mientras la ausencia siga bloqueada.
7. Revisa toda la cuadrícula y selecciona Guardar turnos.
8. Espera el mensaje de actualización y vuelve a cargar esa misma semana para comprobar el resultado.

La validación exige que el fin sea posterior al inicio. Si utilizas un segundo tramo, deben existir ambas horas y su inicio debe ser posterior al final del primer tramo.

Pintar una celda, rellenar una columna o una fila, Rellenar días libres, Aplicar a todos, Aplicar a seleccionados y copiar una semana omiten las fechas bloqueadas. El servidor vuelve a comprobar las ausencias aprobadas y los festivos al guardar.

2.1. Anular una ausencia para asignar turno#

Un día bloqueado puede desbloquearse cuando la agencia necesita cubrirlo igualmente, por ejemplo un festivo trabajado en temporada alta:

1. En una celda bloqueada, selecciona Anular.
2. Para toda la semana de una persona, usa el candado de su fila.
3. Para un día completo del equipo, usa el candado de la cabecera de esa columna.
4. La celda se abre para edición y conserva un aviso con el motivo de la ausencia.
5. Asigna el turno y selecciona Guardar turnos.

El contador inferior indica cuántos turnos quedan asignados sobre una ausencia. Para deshacerlo, vuelve a pulsar el candado o el candado de la celda: la anulación se cancela y el turno de esa celda se elimina.

Una ausencia anulada solo afecta a la celda anulada. El registro de ausencia no se modifica, y el resto de la semana sigue bloqueada. Si una planificación antigua ya contiene un turno en una fecha ahora bloqueada, la celda muestra el conflicto: aplica Libre para retirarlo, o Anular si la asignación era intencionada.

Comprueba la legislación laboral aplicable antes de anular una baja médica, una baja por maternidad o cualquier ausencia protegida. Holidario registra la decisión de la agencia, pero no valora su licitud.

También puedes abrir una ficha de empleado y consultar Horarios de trabajo para revisar una semana concreta. Usa el PDF de horarios cuando necesites una copia operativa; comprueba siempre la semana impresa.

3. Registrar ausencias#

Desde Empleado > Horarios de trabajo, localiza la sección de ausencias:

1. Selecciona Añadir ausencia.
2. Introduce las fechas inicial y final; ambas están incluidas.
3. Elige el tipo de ausencia.
4. Define el estado correcto y guarda.
5. Comprueba que el registro aparece en el año esperado.

Solo una ausencia Aprobada bloquea la disponibilidad utilizada por la distribución automática. Una ausencia pendiente o rechazada queda registrada, pero no hace que el empleado sea considerado no disponible.

Cómo interpreta Holidario la disponibilidad#

• Un empleado sin turno laboral para la fecha se considera no disponible para la distribución automática.
• Un empleado con turno y una ausencia aprobada se considera no disponible.
• Un festivo hace que el empleado no esté disponible aunque exista un turno antiguo en esa fecha.
• Un turno guardado con la ausencia anulada sí cuenta como disponible: entra en la distribución automática, permite fichar ese día y se imprime con su horario en el PDF en lugar del texto de la ausencia.
• Los horarios y ausencias de empleados no se aplican a proveedores externos.
• La asignación manual muestra limpiadores activos, pero no comprueba el turno ni las ausencias. La persona que asigna debe revisarlos antes.

No interpretes el color o la presencia de una persona en el selector como confirmación de que puede trabajar ese día.

Validación antes de la primera tarea#

Comprueba con una fecha futura conocida:

1. que el empleado aparece como activo y con cargo de limpieza;
2. que el turno guardado corresponde a la semana correcta;
3. que cualquier ausencia relevante figura como aprobada;
4. que el PDF de horarios coincide con la cuadrícula; y
5. que la disponibilidad real ha sido confirmada con los proveedores externos.

Después continúa con Crear y asignar una tarea de limpieza.

Si algo no cuadra#

• El empleado no aparece al asignar: comprueba estado activo, cargo Limpieza, equipo actual y que la ficha no esté eliminada.
• El horario no se guarda: revisa horas incompletas, finales anteriores al inicio, segundos tramos solapados y cualquier turno que coincida con una ausencia aprobada o un festivo sin haber sido anulado.
• La ausencia no bloquea disponibilidad: confirma que está aprobada, que sus fechas cubren el día de la tarea y que ese día no tiene la ausencia anulada en el planificador.
• Un proveedor aparece aunque no pueda trabajar: es normal que su disponibilidad no se gestione con horarios de empleado; valida el compromiso fuera del selector.
• Acceso denegado: no pruebes con otra ficha. Pide a un administrador que revise tu rol y los permisos de empleado, horario y ausencia.