Subir y revisar facturas recibidas

Facturas recibidas guarda documentos emitidos por proveedores a la empresa de tu equipo. No es la misma sección que Facturas, donde se consultan documentos emitidos por las empresas gestionadas en Holidario.

Preparar los archivos#

Cada archivo debe ser PDF, JPG, JPEG o PNG, pesar como máximo 1 MB y corresponder a un único documento reconocible. Puedes subir hasta 20 archivos a la vez.

Antes de subirlos:

• elimina duplicados de tu lote;
• comprueba que el texto y los importes son legibles;
• usa nombres de archivo que permitan reconocer al proveedor y la fecha;
• confirma que estás en el equipo que recibió esas facturas.

Subir las facturas#

1. Abre Finanzas > Facturas recibidas.
2. Si Procesar los documentos subidos con OCR está habilitado, aparece marcado por defecto. Desmárcalo antes de seleccionar los archivos si no quieres enviarlos a OCR en esta subida.
3. Arrastra los archivos al área de subida o pulsa Subir documentos.
4. Espera hasta que el resumen indique archivos correctos y fallidos y, si solicitaste OCR, confirme que el lote quedó en cola.
5. Si hay fallos parciales, anota los nombres rechazados; no vuelvas a subir todo el lote.
6. Abre o edita una factura recibida creada para continuar la revisión.

La opción OCR se habilita para una persona con permiso de creación de facturas cuando Document Intelligence tiene una conexión válida y el administrador ha registrado que el recurso Azure pertenece al equipo y está en una región de la UE admitida. Usar OCR no concede acceso a la configuración ni a la clave de la integración. Cuando es elegible aparece marcada por defecto, pero puedes desmarcarla para una subida concreta. Si permanece marcada, cada archivo subido correctamente crea primero su factura y después se envía al recurso Microsoft Azure Document Intelligence del equipo mediante un trabajo en segundo plano. La subida crea y conserva el documento aunque la puesta en cola posterior falle; en ese caso, procesa esas facturas más tarde desde la lista. Los importes iniciales pueden estar vacíos o a cero hasta que los completes manualmente o termine OCR.

Ordenar los documentos de un registro#

Si un registro contiene varios documentos adjuntos, arrastra sus tarjetas o usa los botones de flecha para definir una sola secuencia. El número visible indica la posición que se guardará y el primer archivo se usa como documento principal cuando una acción, incluido OCR, necesita escoger solo uno.

Espera a que todos los archivos terminen de procesarse antes de reordenar o guardar. Después de guardar, vuelve a abrir el registro y comprueba tanto el primer documento como la secuencia completa. No agrupes facturas distintas en un solo registro solo para aprovechar este orden.

Extraer datos con OCR#

Si el equipo tiene Document Intelligence conectado, una persona que pueda crear facturas puede solicitar OCR en la propia subida. Una persona que pueda leer y actualizar las facturas correspondientes puede ejecutar después Procesar OCR en lote o procesar un documento desde su detalle. Ninguna de estas operaciones exige permiso para ver o editar la configuración de Document Intelligence.

El trabajo en lote se ejecuta en segundo plano. Cuando termine, abre cada registro y compara con el documento original:

• nombre, NIF y dirección del proveedor;
• número y fecha de factura;
• moneda;
• subtotal, impuestos y total.

El OCR actualiza campos del registro. Nunca consideres su resultado una validación contable ni fiscal automática.

Antes de aplicar los datos de proveedor deducidos por OCR, Holidario normaliza el NIF/CIF extraído y busca una coincidencia exacta en facturas activas anteriores del mismo equipo. Si existe, tienen prioridad los datos guardados: la factura coincidente actualizada más recientemente aporta el nombre y la grafía del NIF/CIF, y otras coincidencias exactas anteriores pueden completar una dirección que falte. Si no existe una coincidencia exacta, se usan el nombre, la dirección y el NIF/CIF deducidos por OCR. Nunca se copian datos de proveedor entre equipos. Contrasta siempre los datos elegidos con el documento original, porque los datos guardados pueden estar desactualizados o ser incorrectos.

Al guardar un nombre de proveedor manualmente o mediante OCR, Holidario unifica la escritura, puntuación, espacios y mayúsculas de las formas jurídicas reconocidas. Por ejemplo, Acme, S.L. se guarda como ACME SL. Cuando no se indica jurisdicción, el formato solo se aplica si las reglas compatibles de los distintos países producen el mismo nombre canónico; Holidario no deduce ni guarda el domicilio jurídico del proveedor. Los calificadores de sucursal reconocidos se conservan en el nombre canónico para mantener separadas las distintas sucursales. Este formato no selecciona ni fusiona proveedores: las empresas con nombres similares y los nombres no reconocidos, con calificadores de sucursal no compatibles o ambiguos se conservan tal como se introdujeron. Verifica siempre el NIF y la dirección del proveedor contra el documento original.

En el formulario de creación o edición, escribe al menos dos caracteres significativos en Nombre del proveedor o NIF/CIF del proveedor para ver coincidencias de facturas activas anteriores del equipo actual. La búsqueda usa únicamente el campo que estás editando; no busca en direcciones ni en el nombre de la factura. Al elegir una sugerencia se sustituyen el nombre, el NIF/CIF y la dirección por los datos guardados para ese proveedor, incluido el vaciado de un dato que no exista en la sugerencia seleccionada. El nombre legal se muestra normalizado cuando Holidario reconoce la forma jurídica. La selección es opcional: puedes seguir escribiendo un proveedor nuevo o de nombre similar y no se obliga a aceptar ninguna coincidencia. Contrasta los tres campos con el documento original antes de guardar.

Un proceso opcional iniciado de forma explícita también puede consolidar variantes de escritura de proveedores autónomos cuando al menos dos facturas comparten el mismo identificador fiscal normalizado. El nombre solo es apto si los nombres completos difieren por mayúsculas, acentos, espacios o puntuación; se omiten los nombres materialmente distintos y las formas jurídicas de empresa reconocidas. Se propone la grafía existente más frecuente y solo se usa el registro coincidente más reciente para desempatar. La revisión es de solo lectura por defecto, oculta parcialmente los identificadores fiscales en la salida y exige una acción de aplicación explícita e independiente.

Antes de decidir qué corregir manualmente, un operador puede solicitar un informe independiente de posibles coincidencias. Compara un nombre no reconocido con otro que tenga forma jurídica solo cuando la base completa de empresa sea idéntica; muestra variantes más largas de nombres personales que solo difieran por partículas de enlace como de o del cuando coincidan en orden al menos otros tres términos; e identifica nombres con el mismo identificador fiscal cuando uno sea un prefijo palabra por palabra del otro. El informe indica si los identificadores fiscales coinciden, faltan o entran en conflicto, pero nunca los muestra. Son candidatos para revisar, no instrucciones de normalización: la posible coincidencia nunca se utiliza para cambiar ninguno de los nombres, aunque también se use la opción de aplicación del comando. Los planes independientes de normalización por forma jurídica exacta o identificador fiscal compartido mantienen su propio comportamiento. Contrasta cada candidato con la factura original y el NIF del proveedor antes de corregirlo manualmente.

Revisar importes#

Usa Revisar IVAs para encontrar importes ausentes, descuadres entre subtotal, impuestos y total, o casos que no coinciden con los tipos configurados. Antes de empezar se abre Configuración de la revisión de IVA. Indica en Revisar facturas desde la fecha inicial completa que quieras usar; esa fecha está incluida. Por defecto aparece el 1 de enero del año actual, por ejemplo 01/01/2026 durante 2026. Las facturas con una fecha anterior se ignoran. Incluir facturas sin fecha está activado por defecto; desmárcalo cuando también quieras omitir esos registros en esta revisión.

Esta comprobación es aritmética y orientativa; abre cada incidencia y contrástala con el documento. El resumen indica cuántas facturas se revisaron, cuántas eran anteriores a la fecha inicial y cuántas facturas sin fecha se omitieron.

Guarda las correcciones y vuelve a ejecutar la revisión hasta que los registros esperados no aparezcan como incidencia.

Guardar una factura recibida no demuestra que sea única, completa ni que sus importes cuadren. El formulario actual no bloquea un número de factura repetido ni exige que subtotal, impuestos y total sean coherentes entre sí. Verifica esos controles contra el documento original antes de exportar o entregar los datos a contabilidad.

Descargar los documentos seleccionados#

1. En la lista de facturas recibidas, selecciona solo los registros cuyos archivos necesites.
2. Elige Descargar documentos en ZIP en las acciones del lote.
3. Espera a que termine el trabajo y descarga el ZIP desde el estado del lote.
4. Cuando ya no necesites la copia generada, reconoce el lote para eliminar su archivo descargable. Esta acción no elimina los documentos originales de las facturas.

El ZIP incluye tanto Documentos de factura como Documentos de apoyo y coloca todos los archivos directamente en la raíz, sin crear carpetas por factura ni por tipo de documento. Los nombres repetidos reciben un sufijo para que ningún archivo sustituya a otro. Las facturas seleccionadas sin documentos se omiten y el mensaje indica cuántas fueron omitidas. Si ninguna contiene archivos, no se crea el lote.

Se necesita permiso para leer facturas y acceso a todas las facturas seleccionadas. Holidario comprueba ese acceso al solicitar el lote, vuelve a comprobarlo en el trabajo en segundo plano y lo exige para cada factura incluida al descargar. Si el usuario pierde acceso antes de procesarse el lote, el ZIP no se genera. El archivo se guarda en el almacenamiento privado del equipo y permanece disponible como resultado del lote hasta que este se reconozca o cancele. El ZIP puede contener datos fiscales, bancarios o personales presentes en los originales; protégelo y compártelo solo con destinatarios autorizados.

Errores y recuperación#

• Tipo o tamaño rechazado: convierte o comprime solo el archivo indicado y vuelve a subirlo.
• OCR no configurado: completa los datos manualmente o pide al administrador que revise la integración.
• OCR automático no disponible: pide al administrador que compruebe conexión, región UE y confirmación de propiedad del recurso Azure; puedes subir sin marcar la opción.
• Documento subido, pero OCR no encolado: no repitas la subida. Selecciona la factura ya creada y ejecuta OCR más tarde.
• Sin archivo para OCR: adjunta primero un documento al registro.
• OCR incorrecto: edita los campos; conserva siempre el original como fuente.
• Lote en cola: espera su finalización y consulta el trabajo en lote. No lances otro sobre los mismos registros mientras sigue activo.
• Factura sin documentos en una descarga ZIP: se omite del archivo; si todas están vacías, adjunta los documentos y vuelve a intentarlo.
• ZIP ya descargado: reconoce el lote para eliminar la copia generada sin borrar los documentos originales.
• Azure está limitando las solicitudes: deja el lote en cola. El trabajo de la factura afectada espera el intervalo indicado por Azure y reintenta automáticamente con pausas crecientes; no vuelvas a subir el documento ni inicies otro OCR.
• Proveedor repetido: utiliza la sugerencia de proveedores anteriores, pero verifica NIF y dirección antes de guardar.

Siguiente paso#

Cuando todos los campos estén contrastados, selecciona únicamente los registros necesarios. Usa Exportar a CSV para los datos contables o Descargar documentos en ZIP para reunir sus archivos originales. Ninguna exportación sustituye la revisión del documento original.